推进房屋租赁业务“一事一次办”

7月22日,市民欧阳女士为南山街道行政服务大厅送来了一面印有“作风优良高效廉洁,心系企业服务热情”的锦旗,感谢工作人员耐心服务、真诚帮助,为公司解决房屋租赁业务问题。   房屋租赁业务是基层政务服务的一项重要、业务性较强的工作,涉及到辖区公司企业和居民的切身利益。南山街道高度重视,实施机构改革,将房屋租赁业务由原租赁所划入行政服务大厅,借助行政服务大厅平台统一管理集中服务,坚持“一事一次办”原则,为居民办理房屋租赁业务开辟更加方便快捷的途径。   据统计,南山街道辖区内出租屋、写字楼、商铺有12.7万套(间),去年街道办理房屋租赁合同登记备案、出具房屋租赁凭证、出具税票共计3万余份,处理合同档案编号、存档、调解房屋矛盾纠纷等大量工作,得到上级业务主管部门及辖区居民的好评。   文/图:丁侃陈凤岩李德保   倾情服务锻造一支专业队伍   欧阳女士是南山街道辖区内某创客空间公司的工作人员,其公司要将一所物业出租给某商业保理公司,约好7月20日到南山街道行政服务大厅办理房屋租赁备案登记。   当天下午,欧阳女士如约来到南山街道行政服务大厅,但商业保理公司法人却一直未出现,直至下班时间依旧无音讯。   欧阳女士十分着急,工作人员见状上前询问,得知该公司法人是外籍人员,已购买7月20日晚上回国的机票,他计划当天下午办理完房屋租赁备案登记就启程回国。此次房屋租赁备案登记涉及两家公司办理其他业务,如今已到下班时间,法人却迟迟未到,如果今天不能办理好备案登记可能造成其他损失。   了解情况后,工作人员表示,大厅可以留下一人推迟下班,一起等待法人到来,办理好证件再下班。过了一个多小时,该公司法人终于赶到现场。工作人员立即为他们办理备案登记,顺利出证。   类似这样的周全服务,在南山街道行政服务大厅每天都在上演。为了更好地开展房屋租赁业务,服务大厅成立房屋租赁业务工作小组,由工作经验丰富、业务能力较强的工作人员专门负责辖区房屋租赁合同信息录入、合同注销、审核、出具租赁凭证、税票打印、收税、合同编号、存档、出租屋租赁矛盾纠纷调解、出租房屋现场查看等工作,形成综合服务窗口前台受理,工作组后台审核支撑的互助互动架构。后台同时承担指导综合服务窗口业务受理,帮助前台人员解决办证过程中遇到的疑难杂症等工作职责。   为加强业务能力,服务大厅利用晚上和下班时间定期组织工作人员开展培训活动,详细列出房屋租赁业务清单,认真讲解每一项业务内容、工作方法及注意事项,总结近期房屋租赁工作,并制作考卷举行考试,考察工作人员业务掌握情况,促进工作人员对业务做到心中有数,问之即答,答之必对,能熟练应对各种服务情况。   同时,服务大厅还采取以老带新的方式,安排业务水平高、服务质量好的老同事现场培训新入职人员,实岗传授租赁业务政策知识,演示系统操作流程。建立业务交流群,鼓励工作人员积极提出问题、意见和建议,群策群力共同推进政务服务工作。   通堵点畅痛点解难点高效便捷办证   房屋租赁业务量在行政服务大厅业务总量占比较大,其工作成效直接影响行政服务大厅整体工作效率及服务质量,影响居民的办证服务体验。   南山街道行政服务大厅始终坚持“一事一次办”原则,深入了解居民需求,打通堵点、畅通痛点、解决难点,提供高效便捷的办证服务。为此,南山街道行政服务大厅从房屋租赁业务着手,细致梳理每一项业务流程,精简程序,根据实际推出多项工作机制,并由此推行至所有驻点业务。   香港市民杨先生在南山街道拥有一处房产,今年4月张先生因小孩读书承租杨先生的该房产,但杨先生住在香港,回深需要集中隔离,成本太高,也不太熟悉网上申请。为此工作人员用微信与杨先生视频连线,核验对方提供的证件材料和出租意愿,最后顺利办理出证。   自疫情发生以来,境内中高风险地区、港澳台及国外的业主及承租方,因封控及集中隔离等政策,不能到现场办理房屋租赁业务,服务大厅创新视频验证服务,解决他们的燃眉之急。   服务大厅根据实际需求,还创新推出网上办、邮寄办、电话办等不见面办理方式。不见面办证方式在日常为居民提供了极为方便的办证服务,实现“让数据跑腿”,足不出户就把事情办好,也在疫情防控比较吃紧的时期减少了社会层面的接触,为保障市民及工作人员健康筑造了一道屏障。   此外,在日常工作中,申请人缺少证件材料的情况时有发生,面对此问题,服务大厅本着“只跑一次腿”的工作原则,除确需收取或现场核验原件外,一般材料可叫家人通过微信、QQ、邮箱、传真等方式把电子证照传送过来,若无人在家,也可以先出证,申请人携证回家后再将电子证照传送给工作人员。缺少必须提交原件的,可结合邮寄办或免排队的方式,收到原件后再发放证件,避免办事来回跑。   针对部分年龄大或抱病在身等行动不便的居民,服务大厅抽调工作人员上门为其办理申请事项,提升政务服务的温度。   同时,服务大厅还利用调查问卷、意见箱、面对面交谈等方式,收集居民反映的问题,列出问题清单,制定改进方案,并适时根据需要,推出延时服务,切实想居民之所想,急居民之所急,把服务做精做细。   上门服务调纠纷规范管理保安全   房屋租赁问题关乎民生福祉。近期,因疫情影响,拖欠租金、扣押押金、合同违约等房屋租赁纠纷案件数量相较以往有所增加。为切实帮助辖区居民解决实际困难,营造和谐的社会氛围,南山街道行政服务大厅加大房屋租赁纠纷调解力度,工作小组成员根据居民诉求和案件性质,分门别类,逐个上门服务,现场调解,妥善解决双方矛盾。在调解过程中,工作人员既与案件的每个当事人单独交谈,获取他们的真实想法,也适时协调矛盾双方面对面沟通,并给予解决问题的建议,充当“润滑剂”。   今年4月,居民聂女士向南山街道行政服务大厅求助,她反映,2020年7月租住辖区内某物业公司的房屋,房租为5500元/月,交付押金12500元。今年4月租房到期,物业检查房屋后同意退房结算,但以无收据、公司经济困难等理由迟迟不退押金。聂女士希望行政服务大厅能帮她追回款项。   接到案件后,南山街道行政服务大厅立即安排工作人员上门联系物业公司,详细了解案情的来龙去脉,耐心做物业公司工作人员的思想工作,仔细宣讲相关的法律知识及承担的责任。经过多次沟通,该公司最终同意退款。扣除水电费用后,成功帮聂女士追回押金12347元。   今年以来,南山街道行政服务大厅共收到170多例房屋租赁纠纷处理诉求,工作人员全部上门服务,为每个案件制定了具体的调解方案,基本得到圆满解决,居民对调解工作的满意度为100%。   房屋租赁档案管理工作包括编号、存档、调阅、销毁等内容,涉及信息安全,十分重要,且业务量较大,每天后台人员需仔细盘点,比对系统,逐一核对当天受理的所有业务材料,确保信息准确,避免信息错误导致居民跑多一次,并逐一编号存放。为进一步加强档案管理,服务大厅健全档案管理制度,规范存档和调档程序,重视信息保密,建立保密机制,严禁工作人员私自泄露办证信息,全力保障信息安全。

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